تقع مسؤولية الحفاظ على سلامة الطرود وإيصالها بأفضل حالٍ وبالوقت المحدد على عاتق شركات الشحن، مع الحرص على نيل ثقة ورضا العملاء.
هناك العديد من الركائز التي تقوم عليها التجارة الإلكترونية وتجعلها ناجحةً وفعالةً؛ ويعتبر الشحن أحد أكثر هذه الركائز أهمية، لذلك كان من المهم تطوير خدمات الشحن بما يتناسب مع تطور وتسارع التجارة العالمية.
يتمّ استلام وتسليم عشرات الآلاف من الطرود حول العالم في اليوم الواحد، وتحاول شركات الشحن تقديم أفضل ما لديها من خدماتٍ لضمان إتمام عمليات تسليم الطرود بأفضل صيغةٍ ممكنةٍ. من ضمن الخدمات التي تقدمها شركات الشحن خدمة تتبع الشحنة التي تُمكّن العملاء من معرفة موقع طرودهم أثناء رحلة الشحن.
يقدم هذا المقال إجاباتٍ على الأسئلة التي تتعلق بنظام تتبع الشحنات، مثل: ما هو نظام تتبع الشحنات؟ وكيف يعمل؟ وما هي الشركات التي تستخدمه؟
ما هو نظام تتبع الشحنات؟
هو النظام الذي يُمكِّن العملاء من تتبع طرودهم خلال رحلة الشحن للتعرف على موقعها.
يمكن للعملاء متابعة الطرود والحصول على إشعاراتٍ عبر الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني أو حتى عبر مكالماتٍ أوتوماتيكية لمعرفة موقع الطلب وأي حالة طوارئ قد تحدث؛ وبالتالي يكون العملاء على درايةٍ برحلة طرودهم من مكان الإرسال وحتى وصولها إلى مكان الاستلام.
تتضمن عملية الشحن العديد من الإجراءات، مثل: الفرز والتعبئة والنقل بين المستودعات وغيرها. يقدم نظام التتبع معلوماتٍ حول تفاصيل مسار الطرد، وحالة التسليم، وتاريخ التسليم المقدر، والوقت المقدر للتسليم.
ما هي أهمية خدمة تتبع الشحنات؟
هناك الكثير من الأسباب التي تدفع شركات النقل وشركات التجارة الإلكترونية إلى استخدام خدمة تتبع الشحنات، حيث يوفّر نظام تتبع الشحنات العديد من الفوائد بالنسبة للعملاء ولشركات الشحن، فهو يعزز ثقة العميل بالمتجر الذي يتعامل معه بفضل توفير إحساس الأمان لدى العميل وعلمه عند حدوث أي طارئ. ويمكن تلخيص أهمية خدمة تتبع الشحنات كما يلي:
- الشعور بالثقة والارتياح: مراقبة الشحنة أثناء النقل يعطي شعورًا بالثقة، بالنسبة للمُرسِل والمُستقبِل على حدٍّ سواء.
- الاتصال الفعال: من خلال التتبع، يوجد خط اتصالٍ فعالٍ بين أصحاب المتاجر الإلكترونية وشركات الشحن والعملاء.
- تحسين المُساءلة: يقع على عاتق تجار التجزئة عبر الإنترنت واجب مساعدة العملاء في طلباتهم، وتتيح خدمات تتبع الشحنات المتسقة تقديم مستوى عالٍ من المساءلة. من خلال معرفة مكان الطرود، يمكن للتجار الرد على أي استفسارٍ من العملاء وزيادة ثقة العملاء في العلامة التجارية.
- تقليل الخسائر: من خلال التتبع المتسق، يمكن لكلٍ من التجار والعملاء معرفة مكان كل طردٍ، مما يقلل من حالات فقد الطلبات بشكلٍ كبيرٍ.
- تقليل التأخيرات: عند تتبع الشحنات، يمكن اكتشاف أي تأخيراتٍ محتملة، وبالتالي يمكن الحصول على الوقت الكافي من أجل التعامل مع هذه التأخيرات وحلّ المشاكل المتعلقة.
- تحسين خدمة العملاء وتعزيز الثقة: يشعر العملاء بالرضا بشكلٍ أكبر عندما يكونون على درايةٍ بما يجري مع طرودهم بشكلٍ دائم، وبالتالي تحظى العلامة التجارية بالمزيد من الثقة والولاء من قبل العملاء.
كيف يعمل نظام تتبع الشحنات؟
هناك العديد من المراحل التي تكوّن نظام تتبع الشحنات:
1. إنشاء الرمز الشريطي أو الترميز الرقمي-Barcode
تعدّ هذه الخطوة الأولى في العملية، فبمجرد أن يتمّ تسليم الطرد من قِبل المتجر الإلكتروني أو الجهة المُرسلة إلى شركة الشحن، يتم إنشاء رمزٍ شريطيّ -Barcode خاصّ بالطرد وإرفاقه به. الرمز الشريطي – Barcode: هو معرِّفٌ فريدٌ يحتوي على جميع التفاصيل المتعلقة بالطرد، مثل تفاصيل الاستلام والوجهة وتفاصيل الاتصال بالمُشتري وما إلى ذلك.
2. مسح الرمز الشريطي- Barcode للحصول على تفاصيل الطرد: الخطوة التالية هي عندما يتم تحميل العنصر للتسليم، يتم مسح الرمز الشريطي- Barcode الخاص به بواسطة شركة البريد السريع، ويتم تخزين هذه البيانات في نظام التتبع الخاص بموقع شركة البريد السريع.
3. تخزين البيانات الممسوحة
بمجرد إتمام عملية مسح الرمز الشريطي- Barcode، يتمّ تخزين جميع المعلومات المتعلقة بالطرد في نظام التتبع، مثل الوقت الذي غادر فيه المخزن (في مكان الإرسال) ومصدر الطرد ووجهته.
4. استلام الطرد
بعد خروج الطرد من مخزن مكان الإرسال، يصل إلى فرعٍ آخرٍ من وكالة البريد السريع في موقع المُستلم حيث يتمّ استلامه.
5. إعادة مسح الرمز الشريطي- Barcode
بمجرد استلام الطرد من قِبل المخزن في مكان المُستلم، يتمّ مسح الرمز الشريطي- Barcode وتخزين تفاصيل الطرد في نظام التتبع من جديد إنباءً أنّ الطرد قد وصل إلى وجهةٍ جديدةٍ.
6. خروج الطرد للتوصيل
في هذا المخزن، يتم مسح الطرد مرةً أخرى بعد تجهيزه لإرساله إلى وجهته الأخيرة لدى المُستلم، ويتم تخزين المعلومات الممسوحة مرةً أخرى في نظام التتبع، وتتضمن هذه المعلومات الوقت الذي غادر الطرد فيه المخزن باتجاه العنوان المراد إيصاله إليه.
7. إيصال الطرد وتسليمه
وهي آخر مرحلةٍ، حيث يتمّ تسليم الطرد إلى العميل، ويتم تحديث نظام التتبع بمعلومات تسليم الطرد مثل وقت التسليم، واسم المُستلم.
ما هي طرق تتبع الطرود؟
بمجرد تسجيل طلبٍ لشحن الطرد لدى الشركة الناقلة، يتمّ إرسال رقم تتبع الشحنة-Tracking Number إلى المُرسِل حيث يمكنه استخدام هذا الرقم الخاصّ لتتبع شحنته. وهناك عدة طرقٍ لتتبع الشحنات:
- التتبع عن طريق الرسائل النصية: تسمح شركات التوصيل الرئيسية مثل USPS بتتبع الطرود عبر رقم الهاتف المحمول. كل ما يجب فعله هو إرسال رسالةٍ نصيةٍ إلى الرقم المحدد من قِبل شركة الشحن مع رقم التتبع لتلقي تحديثٍ تلقائي.
- موقع شركة الشحن على الإنترنت: يمكن أيضًا الذهاب إلى موقع شركة الشحن مباشرةً وإدخال رقم التتبع الخاص لمعرفة حالة الشحن في الوقت الفعلي. من الجدير بالذكر أيضًا وجود العديد من المواقع على شبكة الإنترنت التي توفّر خدمة تتبع الشحنات.
- التتبع عن طريق التطبيقات الهاتفية: يمكن تحميل تطبيق شركة التوصيل من متجر التطبيقات لتتبع الطرود.
أفضل الشركات العالمية التي تقدم خدمة تتبع الشحنات:
أصبحت أنظمة التتبع متطورةً للغاية، وذلك بفضل منصات التكنولوجيا المتقدمة التي يتم استخدامها، حيث تتنافس العديد من شركات البريد السريع في تقديم خدمة تتبع الشحنات والعمل على جعل عملية الشحن سهلةً بالنسبة للعملاء. تقدم كلًّا من شركة USPS، FedEx، UPS وDHL أفضل وأسهل خدمات تتبع الشحنات، كلّ ما يحتاج إليه العميل هو رقم التتبع الخاص به وزيارة موقع الشركة للحصول على حالة الشُحنة، ويمكن أيضًا استخدام التطبيقات الهاتفية الخاصة بالشركة بكلّ سهولة.
يمكن القول أنّ خدمات تتبع الشحنات أصبحت من أسس التجارة الإلكترونية وعملية الشحن، وقد أثبتت فائدةً كبيرةً بالنسبة للتُجار والعملاء وحتى شركات الشحن.