قواعد وضع خطة الشحن والجدول الزمني لجميع مراحل الشحن حتى التسليم

تعتبر المواعيد الدقيقة من عوامل نجاح أي عمل، وفي مجال الشحن تعتبر الدقة في مواعيد التسليم من أساسيات الاستمرار والنجاح وكسب العملاء، حيث أن 45% من عملاء التجارة الإلكترونية يلغون طلباتهم في حال التأخير في موعد تسليمها، لذلك فإن الدراسة الجيدة للجدول الزمني لجميع مراحل الشحن يساعد في وصول طلبيات العملاء في مواعيدها المحددة.

أهم المواعيد خلال مراحل الشحن

سواءٌ بالنسبة للمتسوق عبر الإنترنت أو للتاجر تعتبر هذه مواعيد مراحل الشحن هامة ويجب تتبعها أولًا بأول، وهي تحدد استمرار التعامل مع شركة الشحن أو لا:

• تاريخ الطلب

هو التاريخ الذي يشتري فيه العميل المنتج، كأن يشتري قميصًا من متجرٍ إلكتروني الساعة العاشرة، هذا التاريخ يجب أن يخزن إلا أنه يختلف عن تاريخ الشحن، حيث من الممكن أن يطلب العميل في أيام نهاية الأسبوع أو العطل الرسمية، وتاريخ الطلب مهم بالنسبة لصاحب المتجر الإلكتروني فمن خلاله يعلم كم عدد الطلبات التي تأتيه خلال اليوم، وفي حال كانت جهوده التسويقية مثمرة أم لا.

• تاريخ الشحن

يُعتبر أهم تاريخ في مراحل الشحن وهو تاريخ انتقال المنتج من المستودع أو التاجر إلى شركة الشحن، ويجب التمييز بين تاريخ الطلب وتاريخ الشحن فمن الممكن أن يكون هناك فرقٌ بينهما وخاصةً إذا تم الطلب في نهاية الأسبوع، ففي حال كانت الشركة تقدم خدمة الشحن خلال يومين فتُحسب الفترة من تاريخ انتقال الشحنة إلى شركة النقل، وتاريخ الشحن أساسي لتقييم عمل المتجر في سرعة نقل الطلبيات.

• تاريخ الشحن المقدر

هو تاريخٌ تقديري لموعد شحن الطلبيات من المتجر، ربما يكون فيه نقص أو زيادة يوم أو ساعات عن تاريخ الشحن الفعلي. وهو يتوقف على عاملين:

1. موعد الطلب: في حال كان الطلب في نهاية الأسبوع أو في أوقات الاستراحة  يتم تأجيل الطلب لليوم التالي.
2. طلبات متأخرة- Backorders: تحدث عند نفاذ الطلب من المخزن حيث يُعطى العميل تاريخ شحنٍ تقديري حتى يتم شحن الطلب من جديد. 

• تاريخ التسليم المتوقع

هو التاريخ التقديري لوصول الطلب للعميل وعادةً يُحسب من تاريخ وصول الطلب إلى شركة النقل. يتوقف هذا التاريخ على عدة عوامل قد تتسبب في تأخير وصول الطلب كالأحوال الجوية والاختناقات المرورية وتعطل آليات النقل..، وهو تاريخٌ مهمٌ بالنسبة للعميل حيث يأخذ فكرةً عن الوقت اللازم لوصول طلبه.

• تاريخ التسليم

هو التاريخ الفعلي لوصول الطلب إلى باب العميل أو إلى مكتب الاستلام، في الكثير من الأحيان لا تتطابق تواريخ التسليم المتوقعة مع الفعلية، وذلك يتوقف على الكثير من الظروف كالطقس، وحركة المرور، وأوراق التخليص الجمركي، وأخطاء في العنوان نتيجة تلف ملصقات الشحن أو ضياعها. 

يعتبر هذا التاريخ من أهم مراحل الشحن وهامًا بالنسبة للتجارة الإلكترونية، حيث يأخذ التاجر فكرةً عن مدى فعالية شركة الشحن في توصيل الطلبات بأقصى سرعةٍ ممكنة.

• تواريخ الشحن أثناء الأعياد

تأتي عطل الأعياد محددة مسبقًا في تقويمٍ جاهز، لذلك على التجار معرفة كافة أيام العطل قبل فترة، وتشجيع العملاء على الطلب بوقتٍ أبكر لضمان وصول الطلبيات قبل الازدحام في موسم الأعياد.

• تاريخ الإرجاع

هو تاريخ إعادة الطلبية إلى البائع بسبب عدم رضا العميل، سواءٌ لأن مقاسها غير مناسب أو بسبب اختلافها عن الصورة أو نتيجة خطأ في الطلب، عادةً يَمنح بائع التجارة الإلكترونية فترةً من الزمن لإعادة الطلب إن لم يناسب العميل، وهو تاريخٌ مهمٌ أيضًا بالنسبة للتجار يمكن من خلاله معرفة عدد العناصر التي تعاد، والعمل على تحسين كفاءة عمل المتجر لتقليل نسبة المرتجعات. 

اقرأ ايضًا: كيفية منع تلف الشحنات في عمليات تسليم بضائع التجارة الإلكترونية

أهمية مواعيد الشحن بالنسبة للتجارة الإلكترونية

الكثير من العملاء يتخلون عما يشترونه عندما يتعلق الموضوع بمواعيد التسليم فلها دورٌ كبيرٌ في نجاح التجارة الإلكترونية:

• بناء الثقة بين العميل والتاجر: حيث أن الدقة في تسليم الطلبيات تساهم في تردد العملاء إلى نفس المتجر.
• تبسيط عمليات الشحن: معرفة تفاصيل تواريخ الطلب والشحن والتسليم يساعد في عملية التتبع بسهولة.
• تخطيط مسبق: معرفة التاجر لكافة العطلات وتنبيه العملاء لأيام العطل حتى لا يتم تأخير وصول الطلبيات.
• كسب رضا العملاء: إن مشاركة التاجر والعملاء لتاريخ التسليم الدقيق له ومراحل الشحن بصورة عامة له دورٌ في بناء سمعةٍ جيدةٍ للمتجر وتشجيع العملاء على مشاركة تجاربهم. 

العوامل المؤثرة على مواعيد التسليم

هناك العديد من المؤثرات على مراحل الشحن التي تتسبب في تأخير مواعيد التسليم أهمها:

1- خدمات الشحن

تختلف أوقات الشحن والتسليم وفقًا لخدمة الشحن المختارة سواءٌ برًا أو بحرًا أو جوًا، ووفقًا لوجهة الشحن في حال كانت محلية أو دولية، وخيارات التسليم في حال كانت تصل إلى محطة الشحن أو إلى الباب. 

2- الأعياد

تختلف العطلات الرسمية من دولةٍ لأخرى لذلك قد تسبب تلك العطلات تأخير وصول الشحنات من دولةٍ لأخرى.0

3- الظروف الجوية

تؤثر ظروف الطقس القاسية على حركة المرور كالأمطار الغزيرة والثلوج والأعاصير التي تشل الحركة تمامًا.

4- التخليص الجمركي

في حال كان الشحن دولياً يجب الانتباه إلى احتياجه لوقتٍ أطول حتى يصل بسبب أوراق التخليص الجمركي التي تحتاج لأيامٍ وأحيانًا لأسابيع.

إن الإلمام بالجدول الزمني لكل مراحل الشحن حتى التسليم له دورٌ كبيرٌ في دقة التسليم وكسب ثقة العملاء، وتقليل معدل المرتجعات، لذلك تولي شركات الشحن أهميةً كبيرةً لهذه التواريخ.

اقرأ ايضًا: كل ما تحتاج معرفته حول نموذج خدمات التوصيل