يعتبر المخزون أكبر موجودات الميزانية العامة في معظم الشركات التجارية، وبالتالي من المهم جدًّا إدارته بشكلٍ فعّال والقيام بعمليات الجرد الدوري لتقديم خدمة عملاء ممتازة في الوقت المناسب، بالإضافة إلى حساب عوامل الربح بشكلٍ صحيح.
تابع القراءة لمعرفة كلّ التفاصيل حول الجرد الدوري وتأثيره على التجارة الإلكترونية.
تعريف الجرد الدوري
يعرف الجرد الدوري على أنه عملية تدقيق المخزون عبر الجرد المنتظم للعناصر أو المواقع المحددة على أساسٍ مجدول. تتضمن هذه العملية فصل العناصر وعدّها وتسجيل النتائج، ويتمّ نظام الجرد الدوري خلال دورات؛ فلا يُحسب المخزون الكامل مرةً واحدةً وإنما تتم العملية على مراحل وأجزاء.
تشمل العملية حساب جزءٍ مختلفٍ من المخزن أو المستودع كل شهرٍ أو أسبوعٍ أو يوم، ويعتمد الأمر على أنواع المنتجات ومجموعها ومناطق المستودعات والمتاجر.
يمكن تحديد الفترة الزمنية ما بين كل جردٍ دوري على حسب المنتج. على سبيل المثال، غالبا ما يُجرى جرد دوري للعناصر صغيرة الحجم سريعة البيع بشكلٍ أسبوعي، بينما تقام دورة الجرد بالنسبة لأجهزة المطبخ الكبيرة بشكلٍ شهري.
أهمية الجرد الدوري للمخزون
يعتبر الغرض الرئيسي من الجرد هو تحديد المخزون الفعلي الموجود في المستودعات ومراكز الإيفاء. يجب على شركات التجارة الإلكترونية أن تحدد بشكلٍ منتظمٍ ما هو موجودٌ في مستودعاتها بمساعدة نظام إدارة المستودعات الصحيح، ويمكن تلخيص أهمية عملية الجرد الدوري بما يلي:
- حساب المخزون
يتيح جرد المخزون إمكانية إلقاء نظرة عامة على جميع قنوات المبيعات، والبقاء على اطلاعٍ دائمٍ على مقدار المخزون الفعلي ومكانه في حال وجود مواقع مستودعات متعددة. باختصار، يُمكِن إجراء الجرد لمخزون الشركة من رؤية محتويات المستودعات والأصول التي تمتلكها بوضوح وكيفية تحديدها بسرعة.
- تحسين عملية الشحن
عند إجراء الجرد المناسب للمخزون، يمكن معرفة ما إذا كان أحد المنتجات المطلوبة موجودًا أو قد نفد، في حال نفاد المخزون المخصص من منتجٍ ما، يمكن إدراجه تحت بند (غير متوفر)، وبالتالي لن ينتظر العملاء هذا المنتج أو يشعرون بالخيبة في حال طلبه. من ناحيةٍ أخرى، يمكن معرفة ما إذا كان هذا العنصر متاحًا في أي مستودعٍ منفصلٍ وشحنه إلى العملاء من هذا الموقع المحدد.
- تقليل الجهد
عند اتباع نظام الجرد الدوري، يمكن تخفيف حدة وكمية العمل المطلوب ضمن الجرد السنوي، فهو يساعد على توزيع عبء العمل على مدار العام بدلاً من بذل كل الجهود بشكلٍ مكثف في فترةٍ معينةٍ من السنة.
- السهولة في عملية الجرد
يتيح نظام الجرد الدوري سهولة التخطيط لتعداد الدورات، حيث يمكن الاعتماد على الأنظمة المؤتمتة من أجل إنشاء أوامر جردٍ بناءً على القواعد وتغييرات المخزون. يعطي الاعتماد على هذا النهج أيضًا تقارير مفصلةً من الممكن تحليلها ليس فقط مقارنةً بالسنوات السابقة بل أيضًا مقارنةً بفتراتٍ مختلفةٍ من السنة.
على سبيل المثال، يمكن تحديد الواردات والصادرات وعمليات البيع والشراء خلال فترة الذروة، ومقارنتها ببقية السنة وبالفترة ذاتها من السنة الماضية لتقديرٍ أفضل للسوق وتحقيق أرباح أفضل.
أنواع الجرد المختلفة
يختلف نظام جرد المخزون من شركةٍ إلى أخرى، حيث تختار بعض الشركات عمليات جرد المخزون الشهرية، ويختار البعض الآخر الجرد مرةً واحدةً في السنة.
عند تقييم عملية الجرد، يجب أخذ القرار بعدد المرات التي تحتاج فيها الشركة إلى إجراء جرد المخزون، بالإضافة إلى اختيار النوع الصحيح من الجرد.
يعتمد نوع الجرد على معدل تبدل مخزون الشركة ونجاحها عندما يتعلق الأمر بدقة أرقام المخزون دون الحاجة إلى إجراء تدقيقٍ كامل، ولا تحتاج الشركات التي تعالج عددًا أقل من الطلبات بانتظام إلى إجراء عمليات التفتيش بشكلٍ متكرر، بينما تختار الشركات الأكثر شهرةً الاعتماد على أنظمة إدارة المخزون المؤتمتة بالكامل، وبالتالي لا تحتاج هذه الشركات إلى إجراء جرد المخزون يدويًا.
فيما يلي قائمةٌ بأنواع الجرد المختلفة التي تتبعها الشركات بناءً على معطياتها الخاصة:
- الجرد الدوري
تتم عملية الجرد الدوري بشكلٍ متكررٍ ومتقاربٍ، غالبًا ما تختار الشركات إجراء مسحٍ للمنتجات التي تُباع بسرعةٍ والموجودة في مستودعاتها، ويحصل الجرد الدوري إما يوميًّا أو أسبوعيًّا أو شهريًّا.
- الجرد الموسمي
يأتي هذا النوع تماشيًا مع تغير الاتجاهات الموسمية، وغالبًا ما ترغب الشركات بالتأكد من أنها باعت كل المخزون الذي خططت لبيعه في الموسم، والاستعداد لتخزين منتجات الموسم التالي. على سبيل المثال، يجري الجرد الموسمي بما يتعلق بمنتجات الأغذية لمعرفة العناصر التي ستنتهي صلاحيتها قريبًا؛ لأنها قد تنتهك الرموز الصحية.
- الجرد السنوي
يعد جرد المخزون السنوي أمرًا شائعًا للأنشطة التجارية التي لا تستخدم برامج الجرد الدوري، أو التي لا تحتوي على العديد من العناصر. تقوم العديد من الشركات أيضًا بإجراء عمليات جردٍ سنويةٍ للمخزون لتصحيح أي أخطاء تتعلق بنقصٍ للمخزون.
أفضل الممارسات في الجرد الدوري للمخزون
يحتاج الجرد الدوري إلى التصرف بذكاءٍ وفعاليةٍ لتجنب تعطيل الأعمال ضمن المستودعات. يمكن الاستفادة من النصائح التالية حول أفضل الممارسات للقيام بعملية الجرد الدوري للمخزون بطريقةٍ فعالة:
- التخطيط والإعداد: تستغرق عمليات الجرد الكبيرة يومًا أو يومين حتى يتم احتسابها. وبالتالي، من الأفضل دائمًا التخطيط مسبقًا وجدولة الأعمال وتوزيع المهام للحصول على أفضل النتائج.
- التخلص من المنتجات التالفة غير القابلة للبيع مقدمًا: فهي تشكل أيضًا عقبةً كبيرةً في طريق عملية الجرد، ويساهم ذلك في توفير بعض المساحة.
- مسح أكبر عددٍ ممكنٍ من المرتجعات: هذا يقلل من مهمة العد، ويُسهل مهمة الجرد بشكلٍ عام عبر معرفة الوحدات المرتجعة.
- شحن جميع الطلبات المفتوحة قبل الجرد: من الأفضل القيام بهذا الإجراء قبل البدء بعملية الجرد لتفادي حصول الاختلاطات، وإذا تعذر انتقاء الطلبات وتعبئتها وشحنها قبل جرد المخزون، يمكن معالجتها بعد الجرد.
- تعليق جميع العمليات العادية: من الأفضل تجميد جميع المعاملات الجارية بما في ذلك الاستلام وتحويلات المخزون والاختيار والتعبئة والشحن والمرتجعات.
- الاستعانة بموظفي تكنولوجيا المعلومات: من المحتمل حصول مشاكل تقنية قد تشمل اتصالات البيانات أو مشاكل بالنظام، ولذلك من الأفضل التأكد أن أخصائيي تكنولوجيا المعلومات متاحون أثناء الجرد.
- إجراء حسابات فحص الجودة: يمكن القيام بعمليات فحص الجودة والتأكد من مطابقة المنتجات بعد إتمام عملية الجرد.
في الختام، القيام بالجرد الدوري كفيلٌ بتسهيل الكثير من المهام ضمن المستودعات، بالإضافة إلى إعطاء المعلومات الوافية حول المخزون وما يتعلق به، وبالتالي رؤية أوضح بالنسبة للعمل التجاري وهامش ربح أكبر.